就業規則の作成・変更は弁護士までお任せください
常時10名以上の従業員を雇用している事業所には「就業規則」を作成して労働基準監督署へ提出する義務があります。
適切に就業規則を作成しておかないと、問題を起こした従業員を懲戒解雇できなかったり、固定残業制などの労働時間制度を導入できなかったりなど、さまざまなデメリットが発生する可能性が高まります。
強制適用の事業所だけではなく、適用が義務ではない会社であっても自社のニーズに合致した就業規則を作成しましょう。
今回は就業規則の役割や作成すべきケース、作成の注意点を弁護士が解説します。
就業規則とは
就業規則とは、事業所内に通用するさまざまなルールをまとめた規律です。「会社内に適用される法律のようなもの」と考えるとわかりやすいでしょう。
基本的に自由に内容を定められますが、労働基準法などの法律に違反してはなりません。
違法な就業規則は無効になり、トラブルのもとになるので注意しましょう。
いったん就業規則を定めると、雇用者も労働者もその内容に拘束され、簡単には変更できません。就業規則は将来にわたって適用される会社の「ルール」ですから、安易にひな形をそのまま適用したりせず、慎重に作成しましょう。
就業規則が必要な場合
会社の規模により、就業規則の作成が義務となる場合とそうでない場合があります。
義務となるのは「常時雇用の従業員が10人以上いる事業所」です。法人や個人事業主かを問いません。
事業所は「営業所単位」で評価されます。たとえば複数の支店がある法人の場合、従業員が10人以上いる支店が複数あればそれぞれについて就業規則の設置と届出が必要です。
また就業規則は作成するだけではなく管轄の労働基準監督署へ提出しなければならないので注意しましょう。
就業規則の周知方法
就業規則は、従業員が容易にアクセスできる場所に設置して周知しなければなりません。
一例ですが、以下のような方法をとるとよいでしょう。
- いつでもみられる場所に紙の就業規則を保管して従業員に周知する
- 電子データで従業員がいつでも確認できる状態にしておく
義務でない事業所でも就業規則を作成すべき
従業員数が常時10人未満であれば、就業規則の作成や届出は義務ではありません。
しかし、法律上の義務でないとしても就業規則は作成しておくべきと考えます。
就業規則があると労使間のトラブルを避けやすく、万一問題が発生しても解決しやすくなります。状況に応じた柔軟な対応ができて会社経営の効率性の向上などにもつながるなど、大きなメリットを受けられます。
反対に、就業規則がないとさまざまなデメリットやリスクが発生するので、どのような会社にも就業規則が必要といえます。
就業規則を作成しないリスク
もしも就業規則がなかったら、どのようなリスクが発生するのでしょうか？
違法状態となり罰則が適用される
常時10人以上の従業員のいる事業所では就業規則の作成と届出が法律上義務とされています。
就業規則を作成せず違法状態が継続していると、いずれ労働基準監督署から指導勧告を受けるでしょう。悪質な場合、30万円以下の罰金刑が科される可能性もあります。
賃金の控除ができない
従業員が遅刻や欠勤をした場合、「ノーワークノーペイの原則」が適用されて賃金の控除ができるはずです。
しかし就業規則がないと、賃金計算方法が不明確で賃金控除ができないリスクが発生します。
懲戒解雇できない
問題を起こした従業員を懲戒するためにも就業規則が必要です。
懲戒に関する規定がなければ、問題行動を起こす従業員を懲戒解雇できず、退職金を全額支給しなければならないなどの不利益が生じる可能性があります。
訴訟リスクが高まる
きちんと就業規則によって社内に通用するルールを定めておかないと、従業員とのトラブルが大きくなって労働審判や訴訟になるリスクも高まります。
残業代不払いや不当解雇などを主張されて、法的トラブルに発展するケースも少なくありません。
助成金の申請ができないケースも
助成金の種類によっては、就業規則の設置が条件となるものがあります。
就業規則を作成しておかないと、助成金を申請できず機会損失となるリスクが発生するといえるでしょう。
就業規則を作成する際の注意点
必要的記載事項がある
就業規則には、必ず記載しなければならない事項があり、これを「絶対的必要的記載事項」といいます。たとえば労働時間や賃金、解雇等に関する事項などは必ず盛り込まねばなりません。
また条件に当てはまる場合に就業規則へ記載しなければならない事項もあります。それを「相対的必要記載事項」といいます。
必要的記載事項を盛り込まないと就業規則自体が違法となってしまう可能性があるので、くれぐれも漏れのないようにしてください。
会社の実態に合致した就業規則が必要
就業規則は「単に作成すればよい」ものではなく、会社の状況や需要に応じたものでないと意味がありません。
たとえば固定残業代を導入するなら固定残業代に関する規定を正しく盛り込む必要があります。テレワークを導入するために就業規則の変更が必要となるケースもあるでしょう。
従業員による秘密漏洩を防ぐためには、機密保持に関する規定を定めておくべきです。
自社の実態に合致した就業規則を作成しましょう。
ひな形をそのまま適用するのは危険
就業規則を作成するとき「ひな形」を利用される例が多くみられます。
たとえば厚生労働省は「モデル就業規則」を配布しており、これをそのまま自社に適用している方もいらっしゃるでしょう。
しかし厚生労働省が配布しているからといって、そのまま使うのはリスクの高い行為です。
ベースとしてひな形を使うとしても、企業規模や業種、業務内容、従業員の雇用実態などに応じて内容を変更しなければなりません。
古い就業規則をそのまま使っていると危険
老舗企業などの場合、創立時などの遠い過去に作成した就業規則をそのまま利用されているケースも散見されます。
しかし就業規則が古いと、現在の法律や制度に合致していない可能性があるので注意が必要です。労働法令は頻繁に改正されており、その都度内容をアップデートする必要があります。
従前は問題のない規定であっても法改正によって違法になってしまったり意味のない規定になってしまったりするケースがみられます。
就業規則が古い場合、一度全面的に見直しをした方が良いでしょう。
就業規則を作成・変更すべきケース
以下のような状態になっていれば、就業規則を作成あるいは変更するのが望ましいと考えます。
- 就業規則を作成していない
- ひな形そのまま適用している
- 就業規則は一応あるけれど確認したことがない
- 就業規則が古く、一度も見直しをしていない
就業規則の作成、変更は専門家に依頼すべき
就業規則を作成、変更する際には法律の専門家へ依頼しましょう。以下でその理由をお伝えします。
リーガルチェックを受けられる
就業規則を作成するときには、現在の法律規制に合致したものでなければなりません。
法律に詳しくない方が作成すると、気づかないうちに違法な内容になってしまう可能性があります。
弁護士に作成を依頼すれば法律違反になるリスクはなく、安全です。
リーガルチェックを受けられるのが、専門家に依頼する第一のメリットといえるでしょう。
自社の状況に応じた就業規則を作成できる
就業規則は、会社のニーズに合致したものでなければ意味がありません。
しかし法律に詳しくない方が自己判断で作成しても、現状に一致した内容に仕上げるのは困難です。
弁護士であれば、さまざまな事例や法律知識をもとにして、依頼会社の状況に応じたベストな内容に仕上げられるので、御社の労務管理も効率化されるでしょう。
トラブルを予防できる
就業規則の大きな目的の1つはトラブル予防です。弁護士は労働トラブル解決のプロですから労働紛争を効果的に防ぐ手段についての知識も豊富です。
就業規則を作成する際には、将来発生しうる問題を見据えてトラブルを避けられる内容に仕上げられます。
スムーズに変更手続きを行える
いったん定めた就業規則は、雇用主の都合だけで簡単に変更できません。特に労働者側に不利益な変更をする際には、基本的に労働者の同意が必要です。ただし変更に合理性があれば同意なしに認められる可能性もあります。
いずれにしてもハードルが高いので、独断による就業規則変更は危険と言えるでしょう。
弁護士が対応すれば、安全かつスムーズに就業規則を現状のニーズに応じたものに変更できます。
DUONでは、これまで茨城県内の多くの会社へ法的支援を提供して参りました。
御社の労務管理体制や人事体制、現状やご要望をお伺いして就業規則の作成や改訂をサポートします。
これから新たに就業規則を作成する方、変更を希望されている方、現状の就業規則に不安を抱えている方はぜひとも一度、ご相談ください。